Những thủ tục cần làm khi thành lập văn phòng đại diện

Theo quy định của  Điều 37, Luật Doanh nghiệp 2005 thì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Tìm hiểu: thủ tục thành lập doanh nghiệp

Văn phòng đại diện không thực hiện các hoạt động sinh lời, kí kết hợp đồng trừ trường hợp có sự ủy quyền từ công ty. Văn phòng đại diện khong có trách nhiệm kê khai thuế, xuất hóa đơn mà đó là hoạt động của trụ sở chính của công ty thực hiện. Tuy nhiên, văn phòng đại diện cũng vẫn có thể lập báo cáo tài chính nội bộ theo yêu cầu của công ty mẹ.

Để thành lập một văn phòng đại diện, công ty cần chuẩn bị những hồ sơ, thủ tục như sau:

Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải gửi thông báo về việc lập văn phòng đại diện tới phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh/thành phố. Trong nội dung ghi rõ:

• Mã số doanh nghiệp
• Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
• Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập
• Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện
• Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện
• Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện
• Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Ngoài thông báo trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số giấy tờ sau:

1. Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì cần có biên bản của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty về việc thành lập văn phòng đại diện.
2. Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

     3.  Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Về địa điểm thành lập văn phòng đại diện: Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi thông báo nơi đặt địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/ thành phố. Nội dung thông báo gồm:

• Mã số doanh nghiệp
• Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh
• Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh
• Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh
• Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 24 Nghị định này của người đứng đầu địa điểm kinh doanh
• Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất hồ sơ, thủ tục doanh nghiệp gửi đến phòng đăng ký kinh doanh để nhập thông tin vào hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia yêu cầu mã số văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Tiếp đó sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản tới phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi thành viên của công ty TNHH 2 thành viên